Syksyllä urheiluseurojen hallitukset kirjoittavat saman asiakirjan. Syyskokouksen esityslistalla on seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio, kokous vahvistaa ne, ja paperit tallennetaan seuran kansioon.
Tammikuussa valmentajat ovat jo keskellä kautta, joukkueet pelaavat sarjaansa ja hallivuorot on jaettu. Moni joukkue sai vähemmän tunteja kuin haki. Jos toimintasuunnitelman tavoitteet eivät näy valmennuksessa, joukkueissa eivätkä vuorolistoissa, suunnitelma tehtiin kokousta eikä seuratoimintaa varten. Tässä jutussa käydään läpi, mitä syyskokous oikeasti päättää, miksi suunnitelma jää paperiksi ja miten tavoitteet viedään arkeen.
Mitä syyskokous päättää ja mitä laki vaatii
Toimintasuunnitelma ei kuulu yhdistyslain pakollisiin sääntömääräyksiin. PRH:n ohjeen pakollisista sääntömääräyksistä mukaan säännöissä on määrättävä varsinaisen kokouksen pitoaika, ja varsinaisessa kokouksessa päätetään hallituksen ja tilin- tai toiminnantarkastajien valinnasta, tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapaudesta.
Toimintasuunnitelma tulee seuran omista säännöistä. PRH:n sääntömalleissa on sekä yhden että kahden kokouksen versiot. Kahden kokouksen mallissa syyskokous pidetään syys–joulukuussa, ja se vahvistaa toimintasuunnitelman, tulo- ja menoarvion sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruuden seuraavalle kalenterivuodelle. Kevätkokous käsittelee tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen.
Seurojen säännöt kuitenkin vaihtelevat. Osa pitää vain yhden vuosikokouksen, ja tilikausi on PRH:n ohjeen mukaan mikä tahansa säännöissä määrätty 12 kuukauden jakso, joten se voi seurata myös pelikautta. Tarkista siis säännöistänne, mikä kokous suunnitelman vahvistaa ja mille ajalle.
Muotoa tärkeämpää on työnjako. Kokous vahvistaa suunnitelman, mutta toteutus jää hallitukselle, jonka tehtävä mallisäännöissä on hoitaa yhdistyksen asioita. Juuri tähän väliin suunnitelma useimmiten katoaa.
Miksi toimintasuunnitelma jää paperiksi
Syitä on harvoin yksi, mutta kolme toistuu seurasta toiseen.
Suunnitelma kirjoitetaan kokousta varten. Teksti muotoillaan niin, että jäsenet voivat hyväksyä sen, ja siksi se jää yleiselle tasolle: ”kehitämme junioritoimintaa”, ”lisäämme valmentajakoulutusta”. Kumpaakaan ei voi keväällä tarkistaa.
Tavoitteella ei ole nimeä. Kun tavoite kuuluu koko hallitukselle, sitä ei kysy kukaan ennen seuraavaa kokousta.
Suunnitelmaan palataan vasta seuraavana syksynä. Uutta pohjaa kirjoitettaessa edellinen kaivetaan esiin ja kopioidaan, koska kukaan ei tiedä, mikä siitä toteutui.
Sama ilmiö tunnetaan yrityksistä. Helsinkiläinen konsulttiyritys Sora Consulting listaa strategian toimeenpanoa käsittelevässä kirjoituksessaan seitsemän syytä, joiden vuoksi suunnitelmat eivät toteudu. Yksi niistä on yksinkertaisesti se, että rytmi puuttuu: strategiaa katsotaan kerran vuodessa, vaikka toteutus vaatisi viikkojen ja vuosineljännesten tahdin. Samassa tekstissä jokaiselle tavoitteelle nimetään vastuuhenkilö.
Urheiluseuran ei tarvitse kopioida yrityksen mallia, eikä vuosineljännes ole seurassa luonteva yksikkö. Kausi jakautuu silti luontevasti jaksoihin: syyskausi, joulutauko, kevätkausi ja kesä. Kaksi asiaa riittää alkuun. Jokaisella tavoitteella on nimi, ja jokaiselle on sovittu kuukausi, jolloin siihen palataan.
Toimintasuunnitelma taulukoksi: tavoite, vastuuhenkilö, mittari ja tarkistuskuukausi
Kun syyskokous on vahvistanut suunnitelman, hallituksen ensimmäinen tehtävä on purkaa se riveiksi. Alla on kuvitteellisen sisäpalloiluseuran esimerkki. Tavoitteet on keksitty havainnollistamaan rakennetta, joten seuranne rivit näyttävät erilaisilta.
| Tavoite | Vastuuhenkilö | Mittari | Tarkistuskuukausi |
|---|---|---|---|
| Junioreiden määrä pysyy vähintään nykyisellä tasolla | Junioripäällikkö | Rekisteröityjen juniorien määrä | Tammikuu ja syyskuu |
| Jokaisella joukkueella on koulutettu valmentaja | Valmennuspäällikkö | Lajiliiton peruskoulutuksen käyneiden valmentajien osuus | Joulukuu |
| Hallivuorot vastaavat joukkueiden tarvetta | Vuorovastaava | Haetut ja saadut tunnit joukkueittain | Helmikuu |
| Talousarvio pitää | Rahastonhoitaja | Toteuma verrattuna tulo- ja menoarvioon | Maaliskuu ja elokuu |
| Perheiden palaute kerätään | Puheenjohtaja | Vastausten määrä ja kolme kehityskohdetta | Toukokuu |
Taulukon tärkein sarake on vastuuhenkilö. Nimi tarkoittaa ihmistä, ei toimikuntaa, ja hänen tehtävänsä on tuoda tavoite hallituksen kokoukseen sovittuna kuukautena. Hänen ei tarvitse tehdä kaikkea itse.
Mittari kannattaa valita sen mukaan, mitä seura jo kirjaa. Jäsenrekisteri, valmentajien koulutustiedot ja vuorolistat ovat olemassa joka tapauksessa. Jos mittari vaatii uuden kyselyn tai laskentataulukon, sitä tuskin päivitetään kevään kiireessä.
Tarkistuskuukausi on sovittu hetki katsoa lukua. Jos junioreiden määrä näyttää tammikuussa laskevan, hallituksella on vielä kevätkausi aikaa reagoida: perustaa harrasteryhmä, siirtää vuoroa tai kohdistaa valmentajakoulutus sinne, missä ryhmät ovat ohenneet. Syyskuussa samasta havainnosta voi enää todeta, mitä tapahtui.
Viisi riviä riittää. Kun tavoitteita on viisitoista, hallitus käy läpi viisitoista otsikkoa eikä yhtäkään niistä kunnolla.
Miten tavoitteet viedään valmentajille, joukkueille ja hallivuoroihin
Valmentajat
Valmentajan ei tarvitse lukea koko toimintasuunnitelmaa. Hänen pitää tietää ne kaksi tai kolme tavoitetta, jotka koskevat hänen joukkuettaan. Kauden aloituspalaveri on tähän luonteva paikka: valmennuspäällikkö käy tavoitteet läpi ja kysyy, mitä valmentaja tarvitsee niiden toteuttamiseen. Vastaus on usein konkreettinen, kuten apuvalmentaja, välineitä tai parempi vuoro.
Joukkueet
Joukkueen tasolla suunnitelma näkyy arkisina asioina. Montako harjoitusta viikossa, mihin sarjaan ilmoittaudutaan ja mitä kausimaksu sisältää. Jos seura on päättänyt pitää kausimaksut ennallaan tai panostaa junioreihin, joukkueenjohtajan pitää kuulla se hallitukselta ennen kuin perheet kysyvät.
Hallivuorot
Hallivuoroissa toimintasuunnitelma joutuu ensimmäisenä koetukselle. Uusi junioriryhmä tarvitsee vuoron, ja vuoro maksaa. Saman kokoisen salin tuntihinta vaihtelee kunnan ja yksityisen hallin välillä moninkertaisesti, joten talousarvion vuorokulu kannattaa laskea todellisilla hinnoilla eikä edellisen vuoden summalla.
Ajoitus on toinen sudenkuoppa. Vuorohakemukset jätetään usein jo keväällä, joten syksyllä vahvistettu tavoite on käännettävä vuorohakemukseksi ennen kuin kausi on puolivälissä. Siksi esimerkkitaulukossa vuorojen tarkistus on helmikuussa. Jakoperuste kannattaa sopia hallituksessa ennen kuin päätökset tulevat: jos tavoitteena on pitää juniorit lajin parissa, junioriryhmät saavat parhaat ajat ennen aikuisten harrastevuoroja.
Tarkistusrytmi syyskokouksesta seuraavaan
Rytmi syntyy, kun tarkistukset kiinnitetään kokouksiin, jotka pidetään joka tapauksessa. Kahden kokouksen säännöillä seuran vuosi voi näyttää tältä:
Marras–joulukuu: hallitus järjestäytyy, nimeää vastuuhenkilöt ja käy taulukon läpi.
Tammikuu: syyskauden luvut eli harrastajamäärät ja talouden toteuma.
Helmi–maaliskuu: vuorotarpeet ja hakemukset.
Kevätkokous: tilinpäätös ja vuosikertomus, johon taulukon tilanne on helppo liittää.
Toukokuu: palautteet perheiltä ja valmentajilta.
Elokuu: kauden aloituspalaveri valmentajien kanssa.
Syyskuu: seuraavan suunnitelman pohja edellisen taulukon pohjalta.
Vuosikertomus on luonteva tarkistuspiste, koska kevätkokous käsittelee sen joka tapauksessa. Kun kertomukseen kirjataan, mitkä taulukon tavoitteet toteutuivat ja mitkä eivät, seuraavan syksyn suunnitelma ei ala tyhjästä.
Laajempaa kehikkoa kaipaavalle seuralle on tarjolla Olympiakomitean, lajiliittojen ja aluejärjestöjen yhteinen Tähtiseura-ohjelma. Se tarjoaa seuroille maksutta työkaluja ja asiantuntija-apua itsearviointiin ja auditointiin, ja ohjelman mukaan toimintaa voi kehittää osa-alue kerrallaan. Tähtiseuroja on noin 700.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka laatii urheiluseuran toimintasuunnitelman?
Hallitus valmistelee suunnitelman, ja yhdistyksen kokous vahvistaa sen. PRH:n kahden kokouksen sääntömallissa vahvistaminen kuuluu syyskokoukselle.
Onko toimintasuunnitelma pakollinen?
Se ei kuulu yhdistyslain pakollisiin sääntömääräyksiin. Jos seuran säännöissä kuitenkin määrätään, että kokous vahvistaa toimintasuunnitelman, se on laadittava.
Mitä eroa on toimintasuunnitelmalla ja talousarviolla?
Toimintasuunnitelma kertoo, mitä seura aikoo tehdä. Talousarvio eli tulo- ja menoarvio kertoo, mitä se maksaa ja mistä rahat tulevat. Ne kannattaa laatia rinnakkain, koska jokainen tavoite näkyy jossain kohtaa budjettia.
Milloin syyskokous pidetään?
Ajankohta määrätään seuran säännöissä. PRH:n kahden kokouksen sääntömallissa syyskokous pidetään syys–joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Ennen syyskokousta: kolme kysymystä hallitukselle
Ennen kuin toimintasuunnitelma lähtee kokouskutsun liitteeksi, hallituksen kannattaa käydä jokainen tavoite läpi kolmella kysymyksellä:
Kenen nimi tämän tavoitteen kohdalla on?
Mistä luvusta näemme keväällä, onnistuiko se?
Minä kuukautena palaamme siihen?
Jos johonkin kysymykseen ei löydy vastausta, tavoite on joko liian yleinen tai liian iso. Silloin se kannattaa joko tarkentaa tai jättää pois.
Muista lopuksi, että jokainen suunnitelman muutos näkyy jonkun arjessa. Kun junioriryhmän harjoitus siirtyy toiseen aikaan, perheessä muuttuu koko illan rakenne. Mitä aiemmin muutoksesta kerrotaan, sitä helpommin perheet ehtivät sopeutua.
